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Los incentivos y los eventos motivacionales se dieron cita en Santiago

Los incentivos y los eventos motivacionales se dieron cita en Santiago

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por Alejandro Butler
desde Santiago de Chile

Escribir para el Portal dos veces en una semana es un abuso… pobres lectores…Aprovechando el privilegio de haber podido estar en BTM Santiago, comparto algunos primeros apuntes de mi experiencia.


Ayer miércoles finalizó la Feria BTM que tuviera lugar durante dos días en el Centro de Eventos del W Santiago, en el tercer piso bajo tierra, de los 9 subsuelos que tiene este sofisticado hotel, único de la cadena en América del Sur. El evento tuvo tres tipos de participantes bien diferenciados: Los expositores, los hosted buyers y los visitantes locales.

A nivel de expositores, fueron unos 150 de las tres Américas. Aerolíneas, Hoteles, Cámaras de Turismo, Ministerios, Gobiernos Municipales, organizaciones de promoción del turismo, operadores turísticos, agencias de incentivos, incluso proveedores especializados en soluciones tecnológicas para la organización de eventos.

En cuanto a los hosted buyers, se trata de potenciales compradores de servicios o “recomendadores”, ya sean estos empresas, operadores especializados en eventos corporativos o agencias de incentivos y comunicación. Fuimos 50 personas provenientes de Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Estados Unidos, México, Paraguay, Perú, Uruguay (no estoy seguro, temo estar olvidando alguno de los países representados).

Los visitantes locales que sumaron más de 1.500 personas que pudieron conocer una oferta de servicios integral en todo el continente. En especial estuvieron tour operadores y representantes de empresas interesados en la temática como potenciales compradores.

Estos fueron los actores principales del evento. Qué hizo toda esta gente durante dos días? Trabajó mucho.

Mi única experiencia en un evento de este tipo había sido LACIME, en Sao Paulo, en 2006. Me atrevo a decir que BTM Santiago la superó con creces. La gente vino a BTM a trabajar, a aprender, a intercambiar experiencias y a buscar oportunidades de negocios, y funcionó. En dos días se realizaron cerca de 2.000 reuniones de trabajo. La agenda se completó con tres disertaciones sobre la temática específica de los eventos corporativos y los programas de incentivos, con destacados profesionales de diferentes países del continente. Se habló sobre costos, sobre gestión y planificación, sobre el rol de cada uno de los principales actores en la implementación de un programa de incentivos, sobre tendencias y se expusieron varios ejemplos bien diferentes.

Salvo por pequeños detalles que siempre suceden y que fueron resueltos rápidamente dándole a todo un toque de cordialidad chilena, la organización fue excelente. Incluso desde antes de que empezara la actividad ya que expositores y hosted buyers disponíamos de un sistema de registro mediante el cual elegíamos nuestras preferencias de reuniones, realizábamos convocatorias y confirmábamos la agenda personalizada, todo mediante un sistema on-line que recibió muy buenos comentarios y que nobleza (y orgullo) obliga, se trata de un software y un sistema de gestión de eventos de la empresa uruguaya EDN-ICT Solutions.

El diseño del local estuvo muy bien pensado. Todos los stands eran prácticamente iguales. Un panel trasero con el logo del expositor ploteado, el número del stand bien grande, paneles bajos para separar uno de otro stand y dos sillones pequeños en cada espacio. Esto generaba un cómodo y distendido ambiente de trabajo y le quitó complicaciones a los expositores internacionales ya que casi no debieron pensar su stand, sino que la clave era cómo aprovechar las reuniones de negocio y no qué tan lindo quedaba el stand.

Sobre este tema debiéramos aprender en Uruguay. Mientras los promotores de las ferias basen su negocio en el alquiler de paneles y otros accesorios para solucionar stands bonitos, las ferias no prosperarán. La Feria es un lugar de trabajo, de encuentro, de gestión de vínculos, de comunicación. La organización de una feria debiera pensarse con cabeza de comunicación y no con cabeza de inmobiliaria (venta de metros cuadrados horizontales y verticales). Hay una gran oportunidad para desarrollar este nicho para profesionales de la comunicación que estén dispuestos a desarrollar este mercado.

Un primer análisis de los contenidos de la Feria y de algunos datos de la industria de las campañas de incentivo y los eventos motivacionales, nos obliga a observar no con poca envidia que en Estados Unidos es una industria que mueve por año 109 billones de dólares,  según una investigación de la Incentive Federation y la Incentive Research Foundation. Sin embargo, de la mano de este tipo de iniciativas como fue recientemente la Fiexpo en Uruguay, ahora el BTM en Santiago y fundamentamentalmente a nivel de contenidos, gracias a Alejandro Verzoub, director de SITE* para América Latina y el Caribe, las empresas en todo el continente han comenzado a descubrir que no se trata de un gasto sino de una inversión.

En Estados Unidos la inversión se desglosa:

-          U$S 13,4 billones en viajes entregados como premios.

-          U$S 25,9 billones en reuniones motivacionales, que incluyen charlas, actividades de team building y outdoor, y otros.

-          U$S 37,8 billones en activaciones, entre las que se cuentan funciones de cine y teatro, actividades deportivas, banquetes, convenciones, entre otros.

-          U$S 32,7 billones en premios de alta valoración, como ser artículos de alta tecnología, línea blanca, electrónica, vajilla, platería y cristalería fina, etc.

En nuestra región los números son muy pequeños aún, pero las empresas están desarrollando programas de incentivos que premian en primer lugar el incremento de las ventas, pero también otro tipo de metas como ser calidad de servicio, clima laboral, satisfacción del cliente, cumplimiento de indicadores operativos críticos, como tiempos de respuesta, puntualidad de entrega, reducción de quejas, etc. Regreso con mucha información y material “fresco” para compartir en futuras entregas y sobre todo para mejorar los servicios que le ofrecemos a nuestros clientes.

Mucho le serviría al Uruguay estar más atento a este tipo de eventos. A las autoridades nacionales y departamentales, a hoteleros, transportistas y a operadores especializados. También sería bueno que profesionales vinculados a la gestión comercial de las empresas, al trade marketing, a recursos humanos, se acerquen a esta realidad. Podemos hacer muchas cosas en Uruguay, aún a nuestra escala.

Tuve que presentar lo que hacemos desde mi empresa en un panel moderado por Alejandro Verzoub en donde había otros tres profesionales que operan en mercados mucho más grandes que el Uruguay (Chile, Colombia y Costa Rica con programas que incluyen a toda Centro América). El tipo de eventos que hemos realizado en Uruguay llamó mucho la atención y por los comentarios recibidos, logramos pasar el mensaje de que el límite para crecer y mejorar nosotros y los clientes, está solamente en nuestra creatividad. Me alegra además haber podido pasar algunos “chivos” respecto a la calidad de Uruguay como destino, su conectividad con la región a través del “Hub del Sur” y las potencialidades del país para traer grupos en viajes de incentivos. Una vez más, se trata de comunicarnos más y mejor, y esta vez fue Santiago un buen lugar para hacerlo. En eso estamos, en eso seguimos.

 

 *SITE es la Society of Incentive Travel Executives.