O sea, poner todo en un buen “check-list” y ponerle un plazo y un costo a cada ítem. Si se hace así, el evento será un éxito. La tercera regla de oro será tener una buena lista de invitados, y colorín colorado, evento terminado.

Si esto es un evento, organizar un evento no vale nada. Lo puede hacer mi hija de 15 años, aunque prefiero que se dedique a algo más interesante, que requiera más talento, creatividad, inteligencia, pienso…

Decir que un evento precisa una buena agenda, un plan con bastante anticipación y una lista de invitados buena (gente que diga que va a asistir y que después asista), es como decir que un buen refresco debe refrescar. Sin embargo los organizadores de eventos siguen defendiendo su rol como tales, basando su tarea en las funciones elementales de un evento (que el refresco refresque), esto es, que todo funcione bien, de acuerdo a lo planeado.

Para empezar, discrepo con que un buen organizador de eventos sea quien hace que el evento funcione tal cual lo previsto. En mi experiencia los buenos organizadores de eventos, y los buenos proveedores de un evento, se notan cuando las cosas se salen de libreto, no cuando todo funciona. Muchas veces me ha tocado dirigir eventos corporativos en los que la agenda no se cumple, por ejemplo porque en una reunión plenaria la discusión se alargó más de la cuenta, o ante un cambio en la disposición del mobiliario de un salón, porque el pensado inicialmente no se adapta a un cambio metodológico de último momento, o por un requerimiento tecnológico no previsto. He visto de todo, desde la máxima colaboración y buena onda gratuita (esos son los proveedores que suelo recomendar y volver a contratar), hasta lugares en los que me han dicho que lo haga yo, en un tono que da vergüenza ajena.

La clave para que un evento salga bien, es que quienes están a cargo de resolver su funcionamiento, entiendan sus objetivos. A veces el evento (o la agenda) se convierte en un fin en sí mismo y los organizadores o proveedores no entienden que ellos están allí no para cumplir una agenda sino para un objetivo mayor, que si no se cumple, nada tiene sentido.

Alguien con una mirada de corto plazo pensará que lo que importa es cumplir lo acordado. Hay un presupuesto detallado, y si se cumple, el resto ya no es problema del proveedor. Es cierto, pero esa postura hace que el proveedor no construya relaciones de largo plazo. Eso no es bueno ni para el proveedor, ni para el cliente. Yo comprador prefiero proveedores que piensen en el largo plazo, que me demuestren flexibilidad. Mis clientes valoran la flexibilidad. Mi trabajo es estar atento y tener la sensibilidad adecuada para dar respuestas ante cada reacción de los participantes a los contenidos del evento. Del mismo modo cada proveedor de un evento debería pensar en quién “paga la cena”, y estar atentos a resolver cada cosa que aparece, en especial a resolver los imprevistos.

Los servicios hoteleros, de equipamiento, de gastronomía, de transporte, de espectáculos, o de recreación, han mejorado mucho en los últimos años en Uruguay, pero falta mucho todavía.

Organizar un evento se convierte en algo valioso (complejo y disfrutable), cuando a partir de entender los objetivos, se participa en el diseño del evento. Ahí es cuando el aporte de quien organiza tiene valor, sobre todo porque su rol pasa a trascender el de organizador y pasa a ser el de “diseñador” de eventos, como parte de una estrategia mayor. Ahí se puede cobrar diferente. Ahí el cliente paga más conforme. Pero la formación para diseñar un evento ya no es la del organizador. Es la de un estratega, que trabaja en equipo con su cliente, asesorándolo respecto a cada detalle del evento, coordinando todo, entendiendo los objetivos, los contenidos, los resultados buscados, y haciendo que todo funcione para lograr eso. No para que todo funcione y punto.

Un evento debe ser siempre un momento memorable, único, diferente. Debe movilizar a los participantes. Debe generar recuerdos imborrables, asociados a los objetivos y a los mensajes que se quisieron transmitir. Cada uno de los involucrados debe sumarse a esa condición. Sólo así se podrá consolidar la tendencia creciente a que diferentes tipos de organizaciones inviertan en eventos motivacionales y viajes de incentivos en nuestra región. Solo así los proveedores del sector capitalizarán esta tendencia y podrán disfrutar de sus beneficios.

Por eso si mi hija me dijera que quiere dedicarse a organizar eventos, trataría de desalentarla… ahora, si me dice que le gusta la idea de diseñarlos y de planificarlos como parte de estrategias de comunicación…. bueno, ahí capaz que la invito a trabajar juntos.

Se trata de comunicarnos mejor y ayudar a que otros también lo hagan. El Uruguay es un buen lugar para hacerlo. En eso estamos