Los meses de verano y otoño a menudo están llenos de festivales y eventos al aire libre. Estas pueden ser maravillosas oportunidades para exhibir una comunidad y producir más ingresos. Los festivales/eventos, sin embargo, requieren de una tremenda cantidad de trabajo para que sean seguros en todos los sentidos. Ningún festival debería tener lugar sin la cooperación integral de sus agencias locales de reforzamiento de la ley. Muy a menudo a estas agencias se les "comunica" del festival en lugar de "consultarlas" acerca del festival, y el resultado puede sea cualquier cosa entre conducta desordenada hasta demasiado alcohol y/o tragedias reales. El momento que se decide la fecha de su festival, asegúrese de involucrar a las agencias de reforzamiento de la ley. Debido a que los festivales y eventos son un área tan importante, este artículo será e; primero en una serie de dos partes. Para ayudarlo a preparar un festival exitoso y seguro considere seriamente lo siguiente antes de que el evento tenga lugar:

 1) En sus sesiones de planeacion pre-evento recuerde que los eventos Éxitosos empiezan con una buena planeacion.  Mientras que muchos planeadores y organizadores de eventos son excelentes pensando acerca de la clase de evento que desean realizar y donde lo quieren realizar, a menudo hay una serie de consideraciones que pasan por alto. Desarrolle una línea de fechas limite para su evento al menos un año antes. Asegúrese de incluir en la junta inicial a todos los principales  interesados. Los interesados no solo incluyen a las organizaciones de la ciudad que monitorean el evento sino también a las agencias reforzadoras de la ley, control de tráfico, negocios locales, mercadologos, y por supuesto la convención local y la oficina de negocios y turismo.

2) Determine la clase de festival y donde se llevara a cabo. Tanto la clase de festival, y su actuación tienen un impacto mayor. ¿Como se conducirá con condiciones climáticas inestables? ¿Que tan cerca está el estacionamiento? ¿Hay serpientes en el área?  ¿Es la clase de festival donde se sirve alcohol, o es un festival "seco"? ¿Qué problemas hay cerca? Por ejemplo hay algún problema con bandas u otras personas que quieran interrumpir o arruinar el festival?


3) Haga un examen de riesgo y amenaza. Una de las áreas de la planeación de eventos y festivales que muy a menudo es pasada por alto es el examen de riesgo y amenaza. Para hacer un buen examen debe determinar cuales son sus riesgos. Por ejemplo, ¿cuales son las demografías de sus eventos? Si usted atrae principalmente ciudadanos de la tercera edad usted tiene una clase de riesgos, las familias producen otros riesgos y la gente joven o los adolescentes producen completamente otra clase diferente de riesgo. De la misma manera, el terreno en el cual se realizara el evento, la estación del año, y si será en el interior o el exterior, todo esto impactara la clase de riesgos por los cuales usted debe estar preparado. ¿Sabe quienes estarán trabajando en el festival? Si debe haber cambio de dinero ¿como se asegurara el dinero?

4) Considere el asunto del alcohol. La venta (o regalo) de bebidas alcohólicas es siempre un problema. De hecho la mejor política (sin embargo a menudo imposible de implementar) es no servir alcohol. Cuando las bebidas alcohólicas son servidas usted querrá preocuparse de cosas tales como (1) ¿Cómo controlara a alguien que ha bebido demasiado? (2) ¿Cómo controlara el servicio de bebidas a menores si se pasan las bebidas entre personas? (3) ¿Cómo controlara a los conductores cuando dejen el festival con una intoxicación por alcohol leve y entonces causar un accidente? Mientras que estas no son preguntas insuperables, deben tomarse en cuenta antes del festival y con la ayuda de las agencias reforzadoras de la ley.


5) Saber quien tendrá acceso a que en el evento y sus espacios. Una de las partes más difíciles de llevar a cabo un festival es determinar quien tendrá acceso a que y como aquellos con acceso serán identificados. Los gerentes de los festivales no solo se tienen que preocupar por el dinero y donde será guardado, sino también por asuntos como el alcohol, artesanías y manualidades, mercancías y equipo. Si el festival será al aire libre y se llevara a cabo durante varios días, entonces un lugar de almacenamiento seguro se debe encontrar para proteger los bienes no solo de ladrones potenciales sino también del clima. Recuerde que no solo los invitados al festival pueden estar involucrados en robos, lo mismo puede ocurrir con la gente trabajando en los stands o espacios.


6 Determine que tipos de seguridad se acomodan mejor a las necesidades de su evento. La seguridad es esencial para cualquier festival exitoso. La seguridad empieza con la policía, bomberos, y escuadrones de emergencia y primeros auxilios junto con los oficiales de salud publica. Como la policía tiene presupuestos y mano de obra limitados considere suplementar a sus profesionales, los primeros en responder, con seguridad privada. En tales casos, asegúrese de que ambos trabajen de manera coordinada. Haga un simulacro de evacuación conjunta o al menos un ejercicio de evacuación en la oficina par que cada quien conozca su rol.


7) Considere todos los asuntos de control de multitudes. Mientras que cada festival o evento tiene diferentes asuntos de control de multitudes, aquí hay algunas cosas para recordar. Si el evento es en el exterior y la gente no esta sentada, el mejor control de multitudes es a caballo. Si no, trate de crear una situación donde al menos alguien de su equipo de seguridad este sobre el nivel ce la multitud. Las multitudes tienden a tomar vidas. Para asegurar una multitud ordenada trate de mantenerla moviéndose a un paso lento y constante. Las multitudes tienden a convertirse en disturbios cuando se mueven demasiado rápido, cuando están inmóviles y cuando en el lugar no hay un sistema de evacuación claro y simple. Recuerde que la mayoría de la gente reacciona mejor ante la palabra hablada que ante la palabra escrita.

Material gentileza de Estudio Hub.