criterio los viajes de negocios. Como los directivos no querían perder tiempo haciendo llamados, las encargadas de resolver el asunto eran sus secretarias, que se comunicaban con la aerolínea, hacían una reserva y mandaban a emitir el pasaje con la soltura de quien pide un tostado en el bar de la esquina. Luego rendían el gasto al sector de Compras. La asistente del gerente de Marketing también sacaba su propio ticket, pero en una compañía aérea distinta de la del gerente de Finanzas, que a su vez le pasaba a la de Recursos Humanos el dato de un hotelito muy canchero para cuando su jefe visitara la casa matriz en Miami. Esa improvisada combinación llevaba a las nubes el presupuesto asignado al traslado de ejecutivos.

Hoy, algunas firmas todavía se manejan anárquicamente en este tema, pero muchas más han implementado políticas agresivas en el manejo de sus gastos de viajes, teniendo en cuenta que estos representan la tercera erogación más importante en una multinacional, por detrás del costo salarial y el mantenimiento de la planta.

Lo cierto es que, "con una acción centralizada en las distintas áreas de la compañía se puede reducir hasta un 30% el costo de pasajes y hoteles", según afirmaron en un seminario, realizado días atrás, directivos de la empresa de viajes corporativos Furlong-Fox HRG Argentina.

Esta agencia es la tercera más importante del rubro en el nivel mundial, sólo superada por American Express y Carlson Wagonlit. Factura 12.000 millones de dólares al año en 105 países. Localmente atiende, entre otras, las cuentas del Credit Suisse, Merrill Lynch, Bunge y Arcos Dorados Regional (McDonald´s).

El problema de los aéreos

La industria de los viajes en la Argentina mueve unos 1100 millones de dólares al año, de los cuales el 60% es corporativo, unos u$s 600 millones; sobre ese porcentaje, cerca del 40% está vinculado con la venta de aéreos.

Este aspecto es hoy el que más encarece el presupuesto de viajes de una empresa. Sucede que el precio de los pasajes ha ido en alza en los últimos años como consecuencia directa del alza en el valor del barril de combustible. A eso se suma que seis de cada diez tickets de vuelos internacionales son vendidos en el exterior, con lo cual siempre hay pocos lugares para comprar desde acá; hoy los aviones tienen una tasa de ocupación cercana al 95% y son más caros.

"La incidencia del pasaje en el costo de un traslado corporativo es del 60% cuando se trata de un vuelo internacional, mientras que el hotel representa el 30%", detallaron Carlos Taboada y Jacqueline Hoter, directivos de Furlong.-Fox HRG Argentina.

En este contexto es prioritario que las empresas firmen convenios con aerolíneas para reducir el costo de los boletos. "Si un ejecutivo compra por sí sólo un pasaje en business a Nueva York terminará pagando cerca de US$ 9000. En cambio, si la firma para la que trabaja tiene acuerdos con un compañía aérea, el ticket costará un 30% menos, es decir unos 6000 dólares", explicaron en el seminario.

En algunos casos, incluso en el nivel corporativo, se puede conseguir pasajes hasta un 90% más económicos en relación con la tarifa publicada. Todo depende del volumen de tickets que emita la empresa, de los convenios que pueda tener y de los destinos elegidos.

"Cuando una firma nos pide que la ayudemos a ahorrar costos, nosotros le decimos que para lograrlo nos tienen que ayudar a nosotros. Si nos cambia las reservas veinte veces y manda pasajes a devolución entonces se vuelve un cliente caro", sostuvo Hoter. Hay que tener en cuenta en este sentido que las propias compañías aéreas pierden US$ 550 millones al año en todo el mundo por abuso del sistema de reservas: duplicaciones, no show, etcétera.

Con ordenar alcanza

Según parece, no hay que hacer magia para economizar los viajes en una empresa. Basta con implementar unas pocas acciones, como firmar acuerdos con aerolíneas de preferencia y centralizar la operación en un solo proveedor. "Sólo emprolijando los procesos y ordenando el presupuesto se logra un ahorro del 15% al 20%, pero si la política es realmente agresiva entonces se llega al 30%", afirmó Taboada, y como caso testigo contó que a nivel global HRG logró reducir en US$ 88 millones el gasto de viajes de una firma de primera línea en un período de cuatro años.

Lo ideal, según los expertos, es incorporar al plantel la figura del travel manager, una persona que trabaje en la propia compañía y esté encargada de diseñar, negociar y ejecutar un plan de viajes a medida.

Actualmente, las empresas argentinas que más avanzadas están en políticas de control de viajes son Procter & Gamble, Unilever, Walt Disney, Techint, Quilmes, Petrobrás, Repsol YPF y Arcor.

Es importante saber que, después de la devaluación, este mercado cambió por completo. Si durante los años 90 y en pleno furor puntocom las empresas enviaban a equipos de ventas enteros a capacitarse en el exterior, Miami era un destino común, actualmente se desplaza casi siempre el CEO, los altos ejecutivos de la gerencia comercial y algunos miembros del directorio.

Según fuentes consultadas, el costo total de un viaje corporativo ronda los US$ 5000 si el destino es Estados Unidos y Europa, y baja a la mitad si el traslado se realiza dentro de América latina. El destino que más frecuentan los ejecutivos argentinos es, por lejos, San Pablo, que acapara el 30% de los pasajes internacionales.

En general, se trata de estadas de no más de 48 horas, con casi ningún espacio libre para despejarse. "Los viajeros de negocios estadounidenses siempre piden hoteles con gimnasio porque apenas tienen un hueco lo usan para ejercitarse; los argentinos, en cambio, son más inquietos y tratan de conocer un poco la ideosincrasia del lugar que visitan. Si pueden, hacen una excursión de medio día para ver un poco la ciudad", analizó Peter Vargas, vicepresidente para América latina de HRG, que se incorporó a Furlong-Fox en 2006.

Por José Totah
Para LA NACION